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學會這3點,跨部門溝通不再是難題!

朋友小安抱怨說跨部門溝通太難了,上周找同事協調工作,又沒談妥。同事一推再推,導致自己的工作也沒法繼續推進。《橫向領導力》一書一針見血指出:“人的大部分時間都是在打斷同事與被同事打斷中度過的。”

學會這3點,跨部門溝通不再是難題!

據統計,員工花在內部溝通的時間大約占到其工作時間的40%還要多,而對于領導層,這個比例更高。跨部門溝通是很多職場人的痛點所在,如果能提高橫向領導力,解決部門壁壘,克服溝通障礙。解決跨部門溝通的障礙,不僅能夠增強溝通效果,還能提高公司整體運營效率。跨部門溝通的障礙為何無處不在?

1、職能深井,導致自我設限

很多公司組織進行了細分職能,職能部門由部門負責人領導,負責指揮控制本部門人員從事該項具體工作。由于這樣的組織大多只強調內部合作,隔離了部門間的配合,形成了一個個深井,這樣的組織也叫做深井性組織。

職能部門在公司內部很容易就形成頂芽優勢,所謂頂芽優勢,就是在生物學中,植物頂芽產生的生長素不斷運輸到側芽,使側芽生長素不斷積累,濃度過高而抑制側芽生長。這種頂芽優先生長而側芽生長受抑制的現象叫做頂芽優勢。

部門內部的配合溝通就是頂芽,而部門間的溝通就成為了被不斷抑制的側芽。職能部門內部人員形成了慣性思維,自我設限,無法突破部門間的壁壘,不易于接受來自于外部的信息。

2、部門文化認知差異,加深部門壁壘

認知差別,使我們做出不同的選擇和決策,而這些選擇和決策又影響著我們的未來,影響著我們最終成為什么樣的人,人和人之間的區別就此而生。認知的差異導致了很多人,看似生活在同一片藍天下,實則卻來自兩個不同的平行世界里。每個部門負責人也是部門文化的形成和引領者,那么各部門負責人之間的差異性,決定了各部門的行為風格,思維方式的差異,這點必然會導致各部門溝通的障礙和阻力。

3、崗位職責不清,削弱崗位銜接

朋友的妹妹上周剛去新的公司,崗位是產品設計,因為公司內部崗位職責不清,經常在找同事溝通問題的時候,遭到拒絕,每次得到的答復都是自己“不負責這一項工作,你去找那別人吧”。

崗位職責不清,流程不明,這是很多公司存在的通病。模糊不清的職責,很容易導致各個崗位之間出現遇到工作能躲就躲、推諉扯皮的現象,在這樣的狀態下,部門溝通就更難了。

沒有完善的制度流程來規范崗位的溝通管轄,導致溝通散亂,工作效率低下,崗位人員人浮于事,不利于組織發展。

如何提高橫向領導力,解決跨部門溝通難題?

1、多元發展,加強跨部門業務學習

同事M對公司規章流程了如指掌,不管是哪個部門的崗位操作都很熟悉。在一次與其他部門的協調中,同部門的S溝通無效后,M通過對這個部門崗位的了解,站在對方崗位的角度,進行了分析,很好的完成了工作的協作。M也因為多崗位的綜合能力,在年終績效評價后,晉升為主管。

當你擁有多元化的發展能力,在跨部門的溝通時,便會對所要協調的事項有一定的了解,可以在溝通時直指要點,節約溝通時間,更加有效的溝通。有句話說:不是你升職之后才要表現的像個領導一樣,而是只有在工作中表現出領導能力才會得到升職。作為領導者,必須具備多元的能力,而不是僅僅局限在本崗位的專業能力。提前完善自己的多元能力,在晉升到來時,你剛好勝任,這才是最好的方式。

2、明確愿景,使用目標導向管理

企業有企業愿景,部門有部門愿景,公司內部在做一個項目或者簡單到一件事情的時候,都有最終期待的愿景。如果在溝通時,能夠明確愿景,可以讓溝通者明白目標,共同向著目標努力,在溝通時就會順暢很多。

美國管理大師德魯克在 《管理實踐》中最先提出了“目標管理”的概念,其后他又提出“目標管理和自我控制”的主張。德魯克認為,并不是有了工作才有目標,而是相反,有了目標才能確定每個人的工作。在明確愿景之后,通過目標導向,參與人能夠明確需要自我發展的方向,更容易接受別人的建議,為實現共同的目標推進自己的工作。

3、反饋修正,不斷精進技能

看到一網友吐槽同事,說同事找網友溝通工作,在溝通過程中提出來的未解決問題,本屬于該同事負責整改。但是到了第二天,這位同事完全忽略前一天的進度,繼續去找網友協商工作,但是之前的問題未解決之前,下面的工作沒法推進。

網友說:以后再也不想和他一起合作了。

PDCA循環同樣適用于溝通,能夠幫助管理溝通項目,緊盯目標,不斷努力執行的同時,不斷檢查,處理修正,直達成功,實現不‘斷環’!與人溝通,有開始,有結束,即使過程被打斷,但記得要“閉環”,事后的一個簡單知會,讓對方舒服,也會讓你的人際環不斷地爬升到更高水平。

溝通過程中,每個人都是合作伙伴,針對提出來的問題需要進行反饋修正,才能更快的使得工作再次步入正軌。在反饋修正的過程中,也是不斷精進自己能力的過程。

跨部門溝通實際上就是一場“無領導小組”討論,而每一次的工作溝通,都是對下一份晉升的面試。在這一場溝通中,每一個人都是面試者,誰的能力更強,更適合更好的崗位,在這一次次的溝通中,立下可見。

克服跨部門溝通的困難,也是對自我的一次梳理和修正,在實現整體目標的同時,不斷提高自己,跨入新的階梯!

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